회의 준비와 진행은 시간이 많이 소요되는 업무 중 하나입니다. 특히 회의 기록, 주요 내용 요약, 후속 조치 등을 관리하려면 체계적인 정리가 필요하지만, 직접 모든 내용을 기록하고 준비하는 일은 상당한 시간과 집중력을 요구합니다. 이때 Otter.ai와 Fathom 같은 AI 도구를 활용하면 회의 준비와 기록 업무를 대폭 단축할 수 있습니다. 이 글에서는 Otter.ai와 Fathom이 제공하는 기능과 이를 활용해 시간을 절약하는 방법에 대해 설명하겠습니다.
Otter.ai로 회의 기록과 요약 자동화하기
1. Otter.ai의 실시간 음성 기록 및 텍스트 변환
Otter.ai는 회의 중의 대화를 실시간으로 받아 적어주는 기능을 제공합니다. 이 도구는 음성 인식을 통해 말하는 내용을 즉시 텍스트로 변환해 주기 때문에 회의 중에 노트에 집중하느라 중요한 포인트를 놓칠 걱정이 없습니다. 실시간 대화 기록은 회의가 끝난 직후에도 내용을 쉽게 복습할 수 있어, 회의 준비에 많은 시간을 들이지 않고도 정확한 정보를 확보할 수 있습니다.
Otter.ai의 실시간 음성 기록 기능은 비대면 회의에서도 유용합니다. Zoom이나 Google Meet 같은 플랫폼과 연동하여 사용할 수 있으며, 회의 내용이 자동으로 텍스트로 저장되기 때문에 회의 참석자들이 자유롭게 발언할 수 있는 환경을 제공하면서도 회의의 핵심 사항을 놓치지 않도록 돕습니다.
2. Otter.ai의 자동 요약 및 키워드 생성
Otter.ai는 단순한 대화 기록뿐만 아니라 AI를 활용해 회의 내용의 주요 포인트를 요약하는 기능도 제공합니다. 회의가 길어질수록 요약이 필요하지만, 이를 수작업으로 진행하는 것은 시간이 많이 소요되기 마련입니다. Otter.ai는 대화의 핵심 내용을 자동으로 분석하고 주요 키워드를 생성해줌으로써, 빠르게 회의 내용을 정리하고 후속 조치 사항을 확인할 수 있게 도와줍니다.
3. 검색 및 공유 기능
Otter.ai로 기록된 회의 내용은 모두 디지털 파일로 저장되기 때문에 검색과 공유가 매우 용이합니다. 예를 들어, 특정 키워드를 입력하면 해당 회의 내용에서 연관된 부분만을 바로 찾아볼 수 있습니다. 또한, Otter.ai의 공유 기능을 통해 팀원과 회의록을 쉽게 공유할 수 있어, 후속 작업과 커뮤니케이션을 효율적으로 이어갈 수 있습니다.
Otter.ai 활용 예시
- 회의 중 실시간 기록 및 자동 요약 생성
- 주요 키워드 및 발언자별 대화 내용 분류
- 회의록을 팀 전체와 즉시 공유하여 후속 업무 지연 방지
Fathom으로 Zoom 회의의 핵심 포인트 추출하기
1. Zoom 회의와의 완벽한 통합
Fathom은 Zoom 회의에 특화된 AI 기록 도구로, 회의의 핵심 내용을 자동으로 기록하고 요약해주는 기능을 제공합니다. Zoom 회의 중 발언을 정리하고, 주요 포인트를 식별하여 기록하는 Fathom은 빠르고 간편하게 회의 내용을 파악하고 싶을 때 유용합니다. 특히 Zoom과의 높은 호환성 덕분에 별도 설정 없이도 손쉽게 사용할 수 있습니다.
Fathom은 자동으로 회의를 녹화하고 중요한 발언이나 질문, 답변 등을 구분하여 저장합니다. 이러한 기능을 통해 회의 내용이 길어지더라도 필요한 부분만 간추려서 참고할 수 있어 회의 준비와 정리에 걸리는 시간을 단축할 수 있습니다.
2. Fathom의 하이라이트 생성 기능
Fathom의 하이라이트 기능은 회의 중에 발생한 주요 순간을 자동으로 식별하고 표시해줍니다. 예를 들어, 중요한 결정을 내린 순간이나 질문-답변 과정에서의 핵심 발언 등을 하이라이트로 남겨주어, 회의가 끝난 후에도 중요한 부분을 빠르게 찾아볼 수 있습니다. 이는 시간 절약은 물론, 후속 조치에서 필요한 사항을 빠르게 확인하는 데 큰 도움이 됩니다.
3. 요약 및 후속 이메일 기능
회의가 끝난 후에는 종종 요약본을 팀원에게 전송해야 하는데, Fathom은 이를 자동으로 이메일로 발송하는 기능을 제공합니다. Fathom의 AI는 회의 주요 내용을 요약해주고, 후속 조치가 필요한 내용을 별도로 정리하여 이메일로 보내줍니다. 회의 후 바로 후속 이메일을 보내야 할 때, 이 기능을 활용하면 시간을 크게 절약할 수 있습니다.
Fathom 활용 예시
- Zoom 회의에서 주요 발언 자동 기록 및 하이라이트
- 회의 종료 후 요약 및 후속 이메일 자동 발송
- 팀원들과 주요 포인트 공유를 통한 업무 효율성 강화
Otter.ai와 Fathom의 차이점 및 선택 기준
Otter.ai와 Fathom은 각각의 특성에 맞게 선택적으로 사용할 수 있습니다. Otter.ai는 다양한 화상 회의 플랫폼과 연동이 가능하며, 실시간으로 음성을 텍스트로 변환하고 검색 기능이 뛰어나기 때문에 회의 내용 관리가 중요한 경우에 적합합니다. 반면, Fathom은 Zoom에 특화되어 있어 Zoom을 중심으로 회의를 진행하는 경우 더욱 간편하게 사용할 수 있으며, 하이라이트와 요약 기능이 강조되어 있어 중요한 포인트만 빠르게 파악하고자 할 때 유용합니다.
Otter.ai 추천 상황
- 다양한 회의 플랫폼을 사용하는 경우
- 회의록을 체계적으로 관리하고 검색이 필요한 경우
- 회의 중 발언 내용 및 키워드를 빠르게 정리해야 하는 경우
Fathom 추천 상황
- Zoom 회의를 주로 사용하는 경우
- 회의 중 주요 발언과 하이라이트를 자동으로 추출하고 싶은 경우
- 회의 종료 후 자동 요약본과 후속 이메일 기능이 필요한 경우
결론: Otter.ai와 Fathom으로 회의 준비 시간 절약하기
Otter.ai와 Fathom은 AI 기반의 회의 관리 도구로서 회의 준비와 기록의 부담을 크게 줄여줍니다. Otter.ai는 다양한 회의 플랫폼에 적합하며, 실시간 기록 및 검색 기능을 통해 모든 회의 내용을 관리할 수 있습니다. Fathom은 Zoom 회의에 특화된 기능으로, 중요한 순간을 하이라이트하고 요약 및 이메일 발송까지 자동으로 지원해 줍니다. 각 도구의 특성과 목적에 맞게 선택하여 사용하면 회의 준비 시간을 크게 절약할 수 있으며, 후속 조치 관리에도 큰 도움이 됩니다.
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포커스 키워드: 회의 준비 시간을 절약하는 AI 도구
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