업무설계 보고서는 무엇을 자동화할지 정하기 전에, 지금 일이 어디서 끊기는지를 근거와 함께 적어 두는 문서입니다. 저희가 실제로 납품한 업무설계 보고서 한 건을 고객이 드러나지 않게 다시 써서 전문으로 공개했습니다. 9개 장, 표 21개, 측정지표 13개가 납품본 그대로 들어 있습니다.
이 글에서 다루는 내용
- 업무설계 보고서에 절감률을 한 줄도 쓰지 않은 이유
- 본 것과 들은 것을 갈라 적는 다섯 등급 표기
- 자동화를 맨 마지막에 두는 다섯 단계 순서
- 법원 사건정보처럼 안 되는 것을 안 된다고 적는 방식
- 공개한 보고서 전문을 보는 곳
업무설계 보고서에 절감률을 쓰지 않은 이유
업무 개선 제안서에서 가장 흔한 문장은 “연간 30% 시간 절감”입니다. 그런데 그 30%가 어디서 나왔는지 되물으면 대개 답이 없습니다. 개선 전 시간을 재 둔 적이 없기 때문입니다. 재지 않은 값에서 뺀 값은 계산이 아니라 희망입니다.
그래서 이번 업무설계 보고서 8장에는 이런 문장이 그대로 들어가 있습니다. “정량 데이터가 확보되기 전에는 구체적인 시간·비용 절감률을 임의로 제시하지 않는다.” 대신 무엇을 어떻게 재기 시작할지를 13개 지표로 적었습니다. 사건 내용을 파악하는 데 걸리는 시간, 대표에게 가는 단순 정보질문 횟수, 상담이 끝나고 후속 업무가 만들어지기까지 걸리는 시간 같은 것들입니다.
숫자를 먼저 약속하면 그 숫자를 맞추는 일이 시작됩니다. 기준값이 없는 상태에서는 30일 동안 기준값부터 모으고, 90일에 실제 운영 데이터로 평가합니다. 보고서에 30일·90일 점검표가 따로 붙어 있는 이유입니다.
업무설계 보고서는 본 것과 들은 것을 갈라 적습니다
진단이 틀어지는 자리는 대개 하나입니다. 직접 본 사실, 담당자가 설명해 준 이야기, 그리고 컨설턴트의 해석이 같은 문장 안에 섞여 버리는 것입니다. 섞이면 나중에 그 문장을 근거로 결정할 때 무게를 가늠할 수가 없습니다.
공개한 업무설계 보고서는 2장에서 근거를 다섯 등급으로 갈라 표기합니다. 현장에서 직접 확인한 것은 Observed, 고객이 준 자료에서 확인한 것은 Documented, 대표나 직원이 설명한 것은 Reported, 관찰과 자료를 바탕으로 우리가 내린 판단은 Analysis, 지금 근거로는 확정할 수 없는 것은 To Verify입니다. 3장 진단표의 모든 줄에 이 표기가 붙어 있습니다.
이렇게 적으면 고객이 보고서를 반박할 수 있게 됩니다. “이건 Reported인데 실제로는 다릅니다”라고 말할 수 있는 보고서가, 전부 단정형으로 적힌 보고서보다 실제로는 더 멀리 갑니다.
자동화는 다섯 단계 중 마지막입니다
업무설계 보고서 3.6장은 모든 업무를 다음 순서로 검토합니다. 없앤다(Eliminate) → 단순화한다(Simplify) → 표준화한다(Standardize) → 연결한다(Integrate) → 그다음에 자동화한다(Automate). 이 순서를 건너뛰고 자동화부터 시작하면, 없애도 되는 업무를 더 빠르게 반복하는 결과가 됩니다.
실제 판단표를 보면 상담 전화는 Keep(유지), 대표에게 가는 단순 정보질문은 Eliminate, 메신저 업무지시는 Integrate, 상담 후 후속업무 생성은 Integrate와 Automate로 분류돼 있습니다. 13개 업무 중 처음부터 자동화 대상으로 분류된 것은 세 가지뿐입니다.
도구를 먼저 고르는 접근과는 반대입니다. 협업 도구나 자동화 도구 자체는 이미 충분히 좋습니다. 저희도 팀 협업 도구 비교나 업무 자동화 도구 활용법을 따로 다룬 적이 있습니다. 문제는 도구가 아니라, 도구를 붙일 자리를 정하지 않은 채 붙이는 것입니다.
업무설계 보고서는 안 되는 것을 안 된다고 적습니다
이 보고서에서 제일 재미없지만 제일 중요한 문장은 자동화 목록에서 항목 하나를 빼는 대목입니다. 법률사무소의 행정업무 중에는 법원에서 사건 진행 상황을 확인해 내부에 다시 정리해 공유하는 일이 있습니다. 자동으로 가져오면 좋겠다는 생각이 바로 드는 자리입니다.
확인해 보면 지금은 그렇게 할 수 없습니다. 대한민국 법원 사법정보공유포털에는 “오픈API는 추후 제공 예정입니다”라고 적혀 있고, 현재 제공되는 것은 사건기본정보와 사건진행내역의 연계 API입니다. 연계는 아무나 붙이는 것이 아니라 이용안내 및 절차에 따라 신청과 협의를 거쳐야 합니다. 참고로 판례 데이터는 성격이 달라서, 법제처가 공공데이터포털을 통해 판례 목록 조회 API를 공개하고 있습니다. 사건 진행과 판례는 다른 이야기입니다.
그래서 보고서는 이 항목을 자동화 대상에서 빼고, 필요한 사건정보만 골라 사건 기록에 남기고 일정·업무와 연결하는 방식으로 설계했습니다. 된다고 적어 두고 나중에 무너지는 것보다, 안 되는 것을 안 된다고 적고 그 전제 위에서 설계하는 편이 낫습니다.
덧붙이면, 업무 디지털 전환에 정부 지원을 받을 수 있는지 묻는 분이 많습니다. 중소벤처기업부는 2026년 스마트 제조혁신 지원사업 통합공고를 내고 있으며, 서비스업 대상 스마트서비스 지원사업도 함께 운영됩니다. 다만 지원 요건과 대상 업종이 정해져 있으므로 공고 원문에서 직접 확인해야 합니다.
업무설계 보고서 전문은 여기서 볼 수 있습니다
전문을 업무설계 보고서 샘플 — 법률사무소 운영체계 진단에 그대로 올려 두었습니다. 목차만 보여주는 요약본이 아니라 9개 장 본문 전체이고, 1장 요약부터 9장 최종 권고까지 순서대로 읽을 수 있습니다.
읽으실 때 세 곳을 보시면 이 문서가 어떻게 만들어졌는지 알 수 있습니다. 2.2장의 근거 다섯 등급 표, 3.6장의 낭비·자동화 판단표 13줄, 8.2장의 측정지표 13개입니다.
공개본은 실제 납품본에서 사무소 이름, 담당자, 작성일, 그 사무소만의 사정을 덜어내고 다시 쓴 것입니다. 업종을 법률사무소 그대로 둔 것은, 업무설계가 그 직종이 실제로 일하는 방식 위에서만 성립하기 때문입니다. 사건이라는 단위를 빼고 나면 남는 것은 어느 회사에나 붙는 빈 서식뿐입니다.
참고 출처
- 대한민국 법원 사법정보공유포털 — 오픈API 제공 안내: https://openapi.scourt.go.kr/kgso201m01.do
- 대한민국 법원 사법정보공유포털 — 이용안내 및 절차: https://openapi.scourt.go.kr/kgso202m01.do
- 공공데이터포털 — 법제처 판례 목록 조회 OpenAPI: https://www.data.go.kr/data/15059269/openapi.do
- 중소벤처기업부 — 2026년 스마트 제조혁신 지원사업 통합공고: https://www.mss.go.kr/site/smba/ex/bbs/View.do
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자주 묻는 질문
업무설계 보고서는 견적서와 무엇이 다릅니까?
견적서는 무엇을 얼마에 만들지를 적은 문서이고, 업무설계 보고서는 지금 일이 어디서 끊기는지를 근거와 함께 적은 문서입니다. 무엇을 만들지 정하기 전에 무엇을 없애고 무엇을 연결할지부터 판단하기 위한 자료입니다.
보고서에 시간·비용 절감률이 없는 이유는 무엇입니까?
개선 전 시간을 재 둔 기록이 없으면 절감률을 계산할 수 없기 때문입니다. 대신 무엇을 어떻게 측정할지를 13개 지표로 정하고, 30일 동안 기준값을 모은 뒤 90일 시점에 실제 운영 데이터로 평가합니다.
공개된 샘플은 실제 납품본과 같습니까?
장 구성, 진단 기준, 표, 로드맵, 측정지표는 납품본과 같습니다. 사무소 이름과 담당자, 작성일, 그 사무소만의 사정처럼 특정 고객을 알아볼 수 있는 내용만 덜어내고 다시 썼습니다.
